giovedì 23 maggio 2013

E-mail, questa sconosciuta. Dieci "Non Fare" quando si scrive una e-mail.


A chi non è mai capitato di ricevere e-mail di presentazione (per servizi, collaborazioni, prodotti) che lasciano perplessi, divertiti, infastiditi... se non tutte e tre le cose insieme?

Io ne ricevo di continuo, fanno parte del mio lavoro. Ogni giorno ricevo o mi vengono inoltrate dalle 5 alle 20 e-mail di blogger, specialisti in social media marketing, agenzie di comunicazione, advertising, professionisti (e non) dei vari settori nei quali mi muovo.

Le apro tutte, è una mia fissa. Non si sa mai da dove una buona opportunità possa arrivare. Così, nella moltitudine di messaggi che mi capitano sotto gli occhi, cerco non un messaggio ma "il messaggio". Quello giusto, quello che risvegli la mia attenzione, che metta sull'attenti la mia mente, creando immagini, scenari, possibilità.

"Il messaggio", quello che ti folgora,  non capita tutti i giorni e nemmeno una volta alla settimana, purtroppo. Ad ogni modo, conservo in una cartella dedicata, le e-mail che suscitano il mio interesse e che ritengo possano essere utili in futuro o che meritano un approfondimento. 

Sono tante, invece, le e-mail scritte male, senza alcun appeal,
prive di informazioni di contatto alternative alla posta elettronica e riferimenti web per approfondimenti.

Sarà una mia mania ma... se qualcuno si propone come "persona che lavora/agisce nel web", a me, non so a voi, i link dove sapere di più di questa persona e di quello che fa in rete, mi sembrano il minimo sindacale.

Di stamattina, emblematica, questa e-mail.


Analizziamola insieme:
- Nessun nome e cognome, le XXX le ho inserite io al posto del "nome d'arte" (presumo del blog) di questa persona.
- Nessun link al blog
- Nessun riferimento social, che so un account twitter o facebook
- Nessuna dato reale, numero, statistica. Non mi baso solo sui numeri visita o numero di fan o follower, quando scelgo di collaborare con un nuovo blog, ma di certo aiutano
- Nessun numero telefonico.
- Testo banale e spersonalizzato che mi suggerisce che questa persona non sappia in realtà nulla del mio brand.
- Opportunismo evidente, cioè la netta impressione che la sola cosa che interessa, siano i prodotti da ricevere, non importa esattamente di che tipo, in quale contesto e per quale risultato.

Naturalmente è una e-mail che finisce cestinata. Ora, questo potrebbe sembrare solo  un caso estremo ma non lo è. Ne ricevo tante di e-mail così. 

Ci sono anche le e-mail dei GURU (de noantri)... quelli che sanno fare tutto. Proprio tutto, eh... in maniera superlativa. A volte mi nominano anche 2/3 dei nostri maggiori concorrenti, come se questa fosse una leva in grado di farmi prendere una decisione su sviluppi futuri di collaborazione. Tutto questo senza nemmeno accennare al "cosa farei per te, per il brand" o "con il brand", spesso senza riferimenti all'identità web/social di chi scrive. 

Se mi dici che sei un mago della comunicazione, dei social, del web... perché non lasciarmi i tuoi riferimenti perché io possa accertarlo? 

Così, fra il serio ed il faceto, oggi mi sono messa a pensare a cosa mi infastidisce nelle e-mail altrui e a quello che mi fa ridere delle e-mail altrui. Ho anche pensato a tutte le volte che ho mandato io una e-mail frettolosamente, curando poco la forma ed il contenuto e al relativo scarso "successo" di quel particolare messaggio. 

Il mea culpa mi sembra doveroso, non sono il MegaGuruInfallibileCompramiAScatolaChiusa che altri pretendono di essere. Sono umana, fallibile e perfettibile.


Mi sono detta: perché non stilare una lista dei Dieci "Non Fare" quando si scrive una e-mail (basandomi anche sui miei fail, epic e non)?
  1. Invio di gruppo in modalità Cc.  Perché rivelare indirizzi e-mail di persone diverse (esterne al gruppo di lavoro) che probabilmente non hanno alcuna voglia o interesse che il loro recapito mail sia rivelato e predicato al mondo come il miracolo della risurrezione?  E' fastidioso. Non è elegante e non è il massimo in termini di privacy. Usare la modalità Ccn ci fa ottenere lo stesso risultato evitando gli inconvenienti. Fail personale: bacchettatemi, per pura distrazione mi è capitato di farlo diverse volte, l'ultima non più tardi di una settimana fa.
  2. Non inserire l'oggetto. Come può chi riceve la mail decidere che sia interessante (e che valga la pena aprirla subito) se non lo suggeriamo noi nell'oggetto? Inoltre, dovendo cercare una mail ricevuta tempo prima, l'oggetto che indica chiaramente un argomento, rende l'operazione più facile. Non è da sottovalutare nemmeno la scelta delle parole per l'oggetto. Un oggetto del tipo "Evento Aperitivo Shellac" è di sicuro anonimo in mezzo a miriadi di e-mail che hanno un oggetto simile. Un pò di orginalità e creatività non guasta mai, magari "AperiShellac: sorseggi un drink con le amiche, ti diverti e il manicure te lo regaliamo noi" potrebbe ottenere migliori risultati (e li ha ottenuti, scusate se pecco di auto referenzialità). Fail personale: nella fretta di mille altre cose da fare proprio ieri ho spedito una e-mail (importante) senza oggetto. Bacchettatemi, io lo faccio già da 24 ore ma non sono soddisfatta! 
  3. Eccesso di "presentazione", assenza di "presentazione". Chi  sono? Cosa faccio? Perché scrivo?  Sono informazioni che contano. Presentazioni troppo elaborate e troppo auto celebrative in genere ottengono il risultato contrario. Scarsità di informazioni nel presentarsi o addirittura nessuna informazione, lasciano un senso di "freddo", vuoto, inconsistenza. 
  4. Riferimenti di contatto. Un bel link al blog, al sito aziendale, ad un account twitter o facebook, stimolano chi legge ad approfondire la conoscenza di quello che siamo e facciamo, in concreto, sul campo. In particolar modo quando dichiariamo di fare attività legate al web e alla comunicazione.
  5. Messaggi spersonalizzati. Con chi parliamo? Da chi vogliamo farci ascoltare? Perché?  Metterci un tocco di personalizzazione è sempre meglio. Invoglia alla lettura. Coinvolge chi ci  legge. Ci rende umani, reali.
  6. Grammatica ed ortografia. Non sono una mestrina e come a tutti mi sfuggono errori di ortografia (più spesso battitura) e grammaticali. Un pò di concentrazione in più, una rilettura del testo, non farsi prendere dalla fretta, sono buone regole per evitarli. Fail personali: faccio errori di battitura e quando ho fretta mi scappa l'invio con tanto di errore. Uno dei miei epic fail storici è stato l'invio di un comunicato stampa con questo orrore per oggetto "rivoluzionario topa coad"... dove il topa coad voleva essere un top coat. A distanza di due anni ancora mi imbarazza pensarci!
  7. Prolissità. Ancora non ci conosce, ci stiamo presentando. Vogliamo far morire di noia chi ci legge stancandolo alla 100 riga di testo, senza magari essere ancora entrati nel vivo del discorso dopo altre 100?
  8. Sintesi ermetica. Ok, la prolissità non ci piace ma frasi tipo "Mi chiamo Tizio, vorrei presentare i nostri servizi dedicati alle aziende ,per conoscerli  il mio numero è....... In attesa di un riscontro, cordiali saluti" forse sono troppo standard e davvero troppo ermetiche! Equilibrio, frasi chiare, d'impatto ma precise. Che spieghino in breve ciò che vogliamo comunicare ed invoglino ad approfondire.
  9. Kappese, CodiceFiscalese ed affini. Le "neo-lingue digitali", fenomeno (sub)culturale degli ultimi decenni, alle quali la maggioranza delle persone è allergica. Poco tollerate anche negli sms, causano forti crisi di rigetto via e-mail. A me, personalmente, leggere cose come "sn 1 persona ke ha passione x le unghie" causa uno shock anafilattico immediato.
  10. Non usare le regole della comunicazione a distanza. Chi ci legge non ci vede, non ci sente. Non può quindi cogliere il tono della voce o vedere le espressioni del viso o il linguaggio del corpo. Un testo scritto può avere migliaia di sfumature interpretative, cerchiamo di essere semplici, chiari, attenti alla scelta delle parole. E in particolar modo proviamo a non cedere alla tentazione di fare ironia o battute che non tutti potrebbero capire. Ricordo ancora una e-mail che mi sparava in apertura un  "l'unghia tira e quello che tira in genere piace alle donne" hem... fate voi!
Questi sono i miei dieci "Non Fare" quando si scrive una e-mail, ne avete di vostri che volete condividere? 

Una legione di aspiranti "e-mailisti per caso" potrebbe esservene eternamente grata!


20 commenti:

  1. Amen.
    Anche io di solito ci sto attenta, ma qualcuno dei punti può sempre sfuggire, vuoi per fretta o per vuoti d'ispirazione paralizzanti che colgono proprio nel momento di scrivere la mail.
    Visto quanto mi irriti ricevere mail del genere mi salvo il post come memento, così ci sto più attenta e non mi gioco il diritto di lamentarmi ;)

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    1. Non dirlo a me... Grazie per il tuo commento!

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  2. Sante parole, ottimi consigli! Non lo so io ci metto 1 ora a scrivere una mail.....e non perche' sia analfabeta ma perche' ogni volta me la rileggo e la ricalibro...e poi toppo pure io alla grande eheheh una volta mi e' partita una mail su cui stavo appuntando gli argomenti prima di svilupparli... mi sarei nascosta dentro i server di posta ahahahah

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    1. Astasia mia... ho la fortuna di leggere le tue e-mail, pochi epic fail da parte tua per quanto mi riguarda :-) Tu, invece, dei miei prima o poi sarai stata testimone, magari anche e proprio del leggendario "topa coad"!

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  3. Articolo veramente utile,specie per chi approccia con le aziende,pensando che tutto gli sia dovuto solo perche' "blogger".Quando scrivo una mail e presento il mio lavoro,ci tengo a farlo in maniera chiara e completa,proprio perche' il mio spazio rappresenta anche la mia persona.Sono felice se chi sta dall'altra parte é invogliato a guardare come "lavoro"...Purtroppo troppa gente non ci fa caso,e invia a raffica sol con la speranza di accaparrarsi qualcosa aggratis!

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    1. Capita si. Immagino però che capiti anche al contrario, verso voi blogger. Grazie mille per il commento. E mi piace molto una cosa che hai scritto "il mio spazio rappresenta anche la mia persona": si, la penso anche io così :-)

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  4. Letto con grande interesse,e per prima cosa sono andata a rivedere certe mie email...troppo stringata,lo so bene,a questo punto ritengo sia stato un miracolo che qualcuno abbia sviluppato interesse per me!Poi una mia pecca sono gli oggetti,che frana :P
    Farò tesoro dei consigli ;)

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    1. Grazie :-) E comunque anche tu sei di certo testimone di qualcuno dei miei fail, a naso.. si? ^_^

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    2. e chi lo sa ihih sono una distrattona,la tua reputazione con me è salva :P

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  5. Il tuo post mi era sfuggito, ma non l'argomento, su twitter abbiamo dibattuto un po' sulla questione e già sai che la penso esattamente come te.
    Il post è ottimo, sempre positivo ricordare le regole base del galateo della mail, è sempre utile seguire i consigli di chi è esperto e lavora nel campo, c'è sempre da imparare, anche quando già qualcosa la si sa e la si conosce, ed il confronto è il miglior mezzo per farlo e per migliorarsi.
    Per quanto riguarda i piccoli errori, beh, siamo esseri umani, gli errori ci scappano, per stanchezza o per piccola distrazione, la differenza con la cialtroneria è che il professionista può fare un errore e riconoscerlo, riparare e correggersi, il comunicatore fuffa persevera e ci fa fare altre risate.
    Io spero sempre di dare la migliore immagine di me, del mio lavoro, del mio blog, via mail e di persona, ma spero anche di migliorarmi sempre di più, farò tesoro di ogni consiglio :)
    un bacione

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    1. Grazie!
      Si, ne avevamo già parlato via twitter, era tutto il giorno che mi frullava in testa. Gli errori li facciamo tutti, sono umani. Hai ragione. Il problema, come giustamente fai notare anche tu, è quando non si è coscienti di sbagliare... so sad!
      Grazie per il tuo contributo.

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  6. lo condivido sulla pagina facebook del blog perché trovo che spesso si trascuri che l'email, come qualsiasi altro media, è un mezzo con cui comunichiamo a dei destinatari... e il modo in cui scriveremo farà sì che questi destinatari recepiscano il messaggio in maniera differente, a volte del tutto travisando le nostre intenzioni.
    queste regole in realtà sono ben valide anche sui social, con le distinzioni e le differenze del caso.

    personalmente mi sono resa conto che, mandando una valanga di mail formali per lavoro, rispondo sempre più spesso in maniera molto fredda e distaccata ad aziende o a persone che non conosco. e spesso mi chiedo che razza di idea possa farsi chi mi legge!

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    1. Hey... grazie mille!
      Si, sono valide anche sui social, con i debiti distinguo. Grazie per il commento e il contributo!

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  7. Purtroppo queste emails non fanno che accentuare la povertà sia di contenuti che di forma che sta irrimediabilmente devastando la nostra società...
    Tante volte mi chiedo se sono io ad essere "troppo" meticolosa nel far tutto...
    altre se, per caso, non è una questione quasi di "dislivello" generazionale...
    Comunque, bellissimo post :)

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    1. Ma grazie!
      Non so se sia una questione di dislivello generazionale. Non ne sono convinta.
      Io, personalmente, ho sempre sostenuto che il contenuto sia più importante della forma. Se il contenuto c'è ma scappa qualche pasticcio grammaticale/tecnico, tendo a perdonarlo. La cosa invece alla quale non posso proprio passare sopra è la mancanza di contenuto... ma questa è un'altra storia e magari prima o poi ne parlerò/parleremo.
      Grazie per il tuo punto di vista. Buona serata :-)

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  8. è un altro bel post, io son sempre in dubbio su come pormi nelle email perché di solito scrivo per motivi "futili" (= sapere delle aperture e roba simile) e mi è già capitato di non ricevere risposta di sorta (cosa che mi indispone non poco... se sono un potenziale cliente che vuole portarti soldi in cassa non ti converrebbe dirmi se mai avrò la possibilità di farlo? boh)... oppure chiedo delucidazioni quando si tratta di tuoi colleghi e anche là vengo ignorata (e lì mi risulta facile la cosa.. tu non mi dai l'inci/le info che ti ho chiesto dopo che *tu* mi hai contattato? Non vedrai mai una lira da me né una citazione sui miei lidi, dovessi anche vendere il sacro Graal)

    La faccenda della mancanza di info di contatto è scandalosa ma esiste da tanto e in vari ambiti... mi hai riportato alla mente le risate che ci facevamo, dopo i primi momenti di scoramento, col mio relatore... gli arrivavano certe email assurde, a volte anche scritte in momenti improbabili (gente che voleva sapere di esami tre giorni prima, o a Ferragosto... e oltre a quello, magari non diceva neanche *di quale* esame si trattasse... il prof aveva tipo 8 insegnamenti per le mani, dico solo questo. E niente sfera di cristallo :D )

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  9. L'articolo è certamente utile, ma non del tutto, da me, condiviso.

    Io lavoro con le parole da anni e a volte credo ci vorrebbe più elasticità da ambo le parti.

    Vero che la mediocrità è sempre dietro l'angolo, ma ne noto la sussistenza in tutte le controparti (tanto per usare un linguaggio a me più familiare ).
    Errori di linguaggio parlato e scritto. Errori comuni e dei quali non ci si accorge (come quello di scrivere "po'" con l'accento invece dell'apostrofo, ma non siamo certo all'Accademia della Crusca e ci si può passar sopra!

    Forse alcune aziende dovrebbero comprendere che, ad esempio, inviare una bustina di prodotto per avere una recensione probabilmente sfiora l'insulto.
    Chi scrive in un blog lo fa (anche) per passione. Non penso che con una bottiglia di detersivo od una crema s'arricchisca qualcuno e quindi direi che (probabilmente) pensare l'invio di un prodotto anche come una forma di gratitudine dell'azienda non dovrebbe essere escluso.
    Io collaboro con aziende alle quali, molto chiaramente, ho espresso la mia non necessità di ricevere alcunché. Dato che in alcuni casi è molto più gratificante avere il rapporto con persone serie e cordiali che un oggetto in casa.
    Quello che leggo in questo articolo e nell'altro - ma è una mia personalissima sensazione - è la mancanza di argomenti che mostrino il grande lavoro di chi scrive nei blog pur avendo una famiglia e dei figli a cui badare ovvero che hanno tanto altro da fare, ma che si dedicano con amore al loro blog. E seppure queste persone non hanno la 'professionalità' d'una lettera scritta con criterio è pur sempre una lettera con personalità.
    Questo per il sol fatto che ognuno ha la sua personalità che non è certo manifestabile nella sua interezza in poche righe.
    Per dirla brevemente... bisognerebbe dare una possibilità anche a chi scrive senza spot su sé stesso. Mi domando per quale ragione una persona che vuol provare e recensire un prodotto dovrebbe raccontarsi in una mail. Non è lei a dover essere recensita, ma il prodotto dell'azienda.
    Già il prodotto, infatti, non l'azienda. Per recensire questa si dovrebbe intraprendere un rapporto di lunga durata anche con i suoi collaboratori per testarne la professionalità che posso testimoniare, non sempre all’altezza del nome che rappresentano.
    Per questo motivo chi recensisce un prodotto necessita il più delle volte di provarlo. E come, se non attraverso la ricezione dello stesso?

    Questi alcuni dei motivi per i quali non condiviso i contenuti di quanto sopra.

    Ps c'è qualche refuso nell'articolo. ;)

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    1. ehm... era un 'non ho condiviso' sul finale ...eheheh...

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    2. Ciao Asiul e grazie per il commento.
      Va benissimo che non sei d'accordo, che non condivi e che lo dici.Risata inclusa. Fa piacere leggere, almeno a me, pensieri di chi la pensa diversamente.

      Quanto ai refusi, si, ci sono e credo ci resteranno. :P

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    3. Grazie a te d'avermi permesso con questo articolo d'esprimere la mia opinione...

      Ps i refusi restano sempre,fanno parte della vita.Ci ricordano che non siamo,fortunatamente, perfetti.

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